Ошибки в бизнесе:⊗ Устные поручения, дебиторка, договора

Сегодня речь пойдет про самые распространенные ошибки в бизнесе. В частности затронем тему важности контроля, порядка и учета в бизнесе.

Содержание статьи:

1. Устные поручения;
2. Дебиторская задолженность;
3. Оформление отношений.

Устные поручения

Когда мы начинали, никому даже в голову не приходило фиксировать поручения письменно. Мы все находились в одной комнате, вопросы решались устно и озвучивались в момент возникновения. Конечно, с ростом бизнеса количество задач и поручений выросло, а вот осознание необходимости «бюрократии» пришло далеко не сразу.

Идея может возникнуть в любой момент. Огромная ошибка — «на ходу» рассказать о ней, вовлечь и сразу же, устно, поручить, «не тратя времени» на корректную постановку задачи, срок исполнения и список для контроля.

В итоге возникают ошибки в бизнесе т.к. может обнаружиться, что коллега понял задачу не так, оценил неверно приоритет, либо сразу же кинулся исполнять, забыв про другие задачи, либо отложил. Хотя вроде бы и задача сформулирована была, и ощущение, что организовал, было. Это называется «с больной головы на здоровую».

Важное нужно фиксировать, сейчас есть очень удобные электронные инструменты для этого. Например, для распределения задач в группах мы пользуемся электронной канбан доской Planner Office 365. Удобно, наглядно и интегрировано с почтой, хранением файлов и календарем.

Отсутствие оперативного контроля дебиторской задолженности

В этом непросто признаться, но этот вроде бы простой урок стоил дорого. Активный рост бизнеса, азарт и стремление отгрузить как можно больше без внимания к дебиторской задолженности привели к тому, что мы пропустили момент, когда один из наших крупных заказчиков перестал платить по счетам, но продолжал активно принимать товары. Когда мы «проснулись», было поздно. Задолженность вернуть так и не удалось.

Сейчас сделка больше не уходит из внимания менеджера в момент отгрузки, а считается завершенной, только когда полностью оплачена и проверены все документы по ней.

Контроль, порядок и учет очень важен в бизнесе, иначе прибыль может оказаться лишь цифрами на бумаге.

Ошибки в бизнесе: Оформление отношений

Почему так важно внимательно и серьезно относиться к документальному оформлению хозяйственных отношений между контрагентами? Потому что споры между юридическими лицами рассматриваются в Арбитражных судах, где первостепенное значение имеют именно письменные документы, а не свидетельские показания.
Мы настоятельно рекомендуем: подписывайте документы о сдаче или приемке работ обеими сторонами! Если у вас нет физической возможности это сделать, отправьте письменное уведомление вашему контрагенту.

Вот яркий пример из нашей практики. К нам обратился клиент, который построил объект по договору подряда. Заказчик документы о приемке работ не подписал, здание разобрал и деньги за работу платить отказался. Как доказать, что клиент выполнил свою работу, если нет ни ее физического результата, ни документов, доказывающих, что она выполнена? В итоге судились долго, и дело закончилось успешно для нашего клиента, но стоило это титанических усилий! Не усложняйте себе жизнь, составляйте все необходимые документы!

Еще один момент. Важно проследить, чтобы документы были подписаны уполномоченным лицом.

В нашей практике был и такой случай: бумаги по приемке товара подписаны представителем покупателя, который юридического права на прием товара не имел. Документ в итоге признан недействительным, факт получения товара тоже. Чтобы доказать справедливость, пришлось обращаться за помощью к правоохранительным органам.

Обращаем ваше внимание, если дело касается небольшой суммы задолженности, такие споры разрешаются судом в упрощенном порядке без вызова сторон, поэтому очень важно грамотно составить исковое заявление и подготовить все необходимые документы.

Желаем вам не допускать ошибки в бизнесе!Источник.